Er is een verantwoordelijkheid die de meeste eigenaren van kleine bedrijven waarschijnlijk zouden willen vergeten. Maar het is noodzakelijk voor iedereen die iets groter dan een eenmanszaak heeft. Het is uw verantwoordelijkheid om de gegevens van uw werknemers bij te houden. Hoewel dit misschien niet het meest opwindende onderdeel is van het runnen van een bedrijf, is het wel belangrijk.
Bewaarvereisten voor medewerkersrecord
Federale, staats- en lokale overheden hebben allemaal verschillende vereisten als het gaat om het bijhouden van nauwkeurige documentatie over het aannemen van personeel en andere HR-functies om zowel werknemers als bedrijven te beschermen. Als een bedrijf er niet in slaagt om deze gegevens bij de hand te houden, zou u open kunnen staan ??voor onterechte beëindigingspakken of soortgelijke repercussies zonder enig papierwerk om uzelf te verdedigen. Hier zijn enkele vereisten waaraan uw bedrijf moet voldoen als het gaat om het bijhouden van werknemersrecords.
Blijf records voor een jaar huren
Wanneer je een nieuwe baan zoekt, vereisen federale statuten zoals de Americans With Disabilities Act en Titel VII dat je niet-discriminerend bent in je sollicitatieproces. Dus je moet alle sollicitaties, cv's en andere documentatie van het aanwervingsproces gedurende minimaal een jaar na het vervullen van de vacature bewaren voor het geval een van de partijen die de baan niet hebben ontvangen, besluit een rechtszaak aan te spannen.
Houd Payroll Records drie jaar lang bij
Payroll-records zijn van essentieel belang om ervoor te zorgen dat werknemers op een eerlijke manier worden gecompenseerd voor de uren die ze hebben gewerkt en om ervoor te zorgen dat uw bedrijf voldoet aan eventuele overuren en minimumloonseisen. De wet vereist dat u deze gegevens gedurende drie jaar bij niet-vrijgestelde werknemers bij de hand hebt. Medewerkers kunnen er echter ook voor kiezen om een ??rechtszaak aan te spannen als ze denken dat ze verschuldigd zijn voor betaald overwerk. Het kan dus gunstig voor u zijn om ze tot vijf jaar na beëindiging bij de hand te houden.
Houd I-9-formulieren een jaar na beëindiging
I-9-formulieren zijn vereist voor bedrijven om te laten zien dat ze hebben geverifieerd dat een werknemer in aanmerking komt voor werk in de Verenigde Staten. Volgens de wet moet u deze formulieren drie jaar bewaren na het aannemen van een werknemer of een jaar nadat een werknemer is beëindigd, afhankelijk van welke datum later komt. U bent ook verplicht om deze formulieren gescheiden van andere personeelsdossiers op te slaan.
Houd Scheidingspapier bij voor vijf jaar na beëindiging
Het bijhouden van papierwerk met betrekking tot beëindiging of scheiding is ook van essentieel belang voor het geval u geconfronteerd wordt met eventuele onjuiste beëindigingsproblemen. Houd ontslagbrieven en exit-interviewwerk bij de hand gedurende drie jaar nadat de werknemer vijf jaar lang de scheidingspapieren heeft verlaten.
Houd de FMLA verlaat rapporten voor drie jaar na beëindiging
De Family Medical Leave Act is er om ervoor te zorgen dat in aanmerking komende werknemers onbetaald verlof krijgen als hun baan wordt beschermd in het geval van een medisch probleem of een familiaal probleem. Als een werknemer een verzoek indient voor FMLA-verlof, moet u die informatie minimaal drie jaar nadat die werknemer op een andere manier deelneemt aan uw bedrijf in uw administratie bewaren, ongeacht of het verlof al dan niet werd toegekend.
Blijf pensioenformulieren vormen gedurende zes jaar
Als u werknemers een pensioenuitkering geeft, moet u die informatie ten minste zes jaar na het vertrek of de beëindiging van de werknemer bij de hand houden volgens de wet op de inkomenszekerheid van werknemers. Daarnaast hebben rechtbanken vastgesteld dat het de verantwoordelijkheid van het bedrijf is om te bewijzen dat ze voldoende dekking en voordelen hebben geleverd in het geval een werknemer klaagt, in plaats van de verantwoordelijkheid van de medewerker om te bewijzen dat de dekking onvoldoende was.
Houd drugstestrecords gedurende vijf jaar
In sommige gevallen kan achtergrondcontrole en informatie over drugstesten onder de standaard van andere wervingsinformatie vallen. Als de taak echter verband houdt met transport, moet u de gegevens bijhouden van alle drugtests die gedurende vijf jaar zijn uitgevoerd als onderdeel van de veiligheidsvoorschriften van het Department of Transportation.
Houd werknemersbelastingregistraties gedurende vier jaar bij
Als het gaat om belastingen met betrekking tot werknemers, beveelt de IRS aan om de administratie vier jaar bij te houden in het geval van een audit. Dit moet alle lonen, pensioenbetalingen, tipinformatie, W-2- en W-4-formulieren en alle andere gerelateerde informatie omvatten.
Bewaar de gezondheid en veiligheid van medewerkers vijf jaar lang
De Wet op de bedrijfsveiligheid en gezondheid vereist dat u alle werknemersverwondingen en -ziekten op de werkplek registreert en bijhoudt, met een korte beschrijving en andere relevante informatie. Dit is om ervoor te zorgen dat werknemers een veilige werkomgeving krijgen en dat eventuele problemen dienovereenkomstig worden behandeld.
Houd werkloosheidsinformatie tot zeven jaar
De vereisten voor de registratie van werkloosheidsverzekeringen verschillen per staat. In sommige gevallen kan het echter zijn dat u deze gegevens tussen vier en zeven jaar moet bewaren. Specifiek vereist Washington DC dat bedrijven die gegevens zeven jaar bewaren.
Houd contracten voor maximaal vijf jaar
Als u met onafhankelijke contractanten of met derden werkt, moet u mogelijk ook aan bepaalde vereisten voor het bijhouden van staatseisen voldoen. In Virginia zijn bedrijven verplicht om contracten gedurende vijf jaar na een overeenkomst te houden. En sommige andere staten hebben ook vergelijkbare eisen van tussen drie en vier jaar.
Foto via Shutterstock
1
